Онлайн-касса: что это, кому нужна и как установить?

С 2017 года индивидуальных предпринимателей и большинство организаций обязали использовать онлайн-кассы при расчёте с покупателями и заказчиками. Некоторым видам бизнеса несколько раз давали отсрочки по внедрению устройств, последняя из них заканчивается 1 июля 2021 года. После этой даты работа без онлайн-кассы для многих предприятий будет незаконной.

В этой статье разбираемся, нужна ли вам онлайн-касса, и, если да, — как её выбрать и установить.
Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса — это устройство с фискальным накопителем и выходом в интернет. Фискальный накопитель — специальный чип, который сохраняет данные о продажах за определённый период. Подробнее на сайте https://kassaofd.ru/blog/onlajn-kassa-s-ekvajringom-2021.

Онлайн-касса:

создаёт электронный чек и печатает бумажный;
шифрует информацию о чеке и передаёт её в налоговую в режиме онлайн;
формирует кассовые отчёты.

Передача чека в налоговую происходит в два этапа:

устройство передаёт информацию о платеже оператору фискальных данных — специальной организации с разрешением от Федеральной налоговой службы (ФНС) на такую обработку;
оператор фискальных данных (ОФД) передаёт информацию в ФНС.

Про необходимость автоматически пересылать чеки в налоговую и в целом про переход на онлайн-кассы бизнесу сообщил ФЗ от 03.07.2016 № 290.

Хоть касса и носит приставку «онлайн», она не может быть полностью виртуальной. Согласно ФЗ №54, современная онлайн-касса должна иметь физическое исполнение: корпус и иные физические элементы.

Кому нужно установить онлайн-кассу

Большинство из предпринимателей и компаний устанавливали себе онлайн-кассы в три этапа, у некоторых — отсрочка до 2021, а кому-то вообще не нужна онлайн-касса.
Кто уже установил

C 1 июля 2017 года онлайн-кассы стали обязательны для организаций и ИП:

работающих на общей системе налогообложения (ОСН),
работающих на упрощённой системе налогообложения (УСН),
плательщиков единого сельскохозяйственного налога (ЕСХН).

Исключения: организации и ИП, выполняющие работы, оказывающие услуги населению, при условии выдачи клиентам бланков строгой отчётности.

С 1 июля 2018 года онлайн-кассы стали обязательны для:

организаций и ИП, которые платят единый налог на вменённый доход (ЕНВД) и торгуют в розницу или оказывают услуги общественного питания;
ИП на патентной системе налогообложения (ПСН), которые торгуют в розницу или оказывают услуги общественного питания.

С 1 июля 2019 года на онлайн-кассы перешли все остальные, кроме тех, кто получил отсрочку до 1 июля 2021 года и тех, кто может в принципе работать без онлайн-касс (о них подробнее расскажем ниже).
Для кого ещё действует отсрочка

Самую большую льготу — отсрочку до 1 июля 2021 года — получили индивидуальные предприниматели, которые продают товары своего производства (не перепродают купленный товар) или сами оказывают услуги, выполняют работы и при этом не имеют наёмных сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры. Подробнее об этом можно почитать в ФЗ от 06.06.2019 № 129.

Если предприниматель из списка льготников берёт в штат наёмного сотрудника по трудовому договору, отсрочка заканчивается. У бизнесмена есть 30 суток, чтобы установить онлайн-кассу. Срок отсчитывается от даты оформления трудового договора.
Кому можно вообще не устанавливать онлайн-кассы

Работать без онлайн-кассы бессрочно могут:

самозанятые (например, репетиторы, визажисты и пр., не зарегистрированные как ИП);
организации, которые оказывают услуги ИП и юрлицам только по безналичному расчёту;
организации и ИП, которые занимаются определёнными видами деятельности или оказывают определённые услуги при условии, что они не используют для расчётов автоматические устройства.

К таким видам деятельности относятся:

продажа бумажных газет и журналов;
изготовление и ремонт металлической галантереи и ключей;
ремонт и окраска обуви;
розничная продажа бахил;
торговля в киосках мороженым, безалкогольными напитками в розлив, молоком, питьевой водой и т. д.

Это далеко не полный список льготников. Полный перечень всех освобождённых от онлайн-касс, в том числе расширенный список видов деятельности и подробности того, с какими ограничениями действует льгота, можно узнать в ст. 2 Закона № 54-ФЗ.

Если вы не нашли себя в списке, давайте разбираться, как выбрать онлайн-кассу и что с ней потом делать.
Виды онлайн-касс

Все онлайн-кассы можно разделить на две большие группы: автономные и модульные.
Автономные онлайн-кассы

Автономная касса — по сути это мини-компьютер, у которого в единый корпус заключены все необходимые составляющие: клавиатура, дисплей, фискальный накопитель, процессор, операционные модули.

Автономные онлайн-кассы можно разделить на две группы: кнопочные онлайн-кассы и смарт-терминалы (кассы-смартфоны и кассы-планшеты).

1. Кнопочная онлайн-касса.

Это кассы с простым однострочным дисплеем. Он отображает самые важные данные платежа — например, общую сумму.

Проводит только простые кассовые операции.
К ней нельзя подключить товароучётную систему.
Нет возможности сканировать маркировку на товарах.
Отличается простым дизайном и низкой ценой.
Требует много сил и времени для настройки. Например, чтобы указать наименование товара в чеке, нужно:

подключить кассу к компьютеру;
вручную внести товары в номенклатуру, назначив для каждого товара свой код;
при продаже вручную вводить этот код на кассе.

Подходит для:

выездной торговли и выездных услуг (такси, доставка пиццы, доставка продуктов и т. д.);
небольших торговых точек и сервисов, где маленький поток клиентов и не нужно сканировать штрих-коды (например, крытые рынки, палатки, кроме случаев, для которых онлайн-касса не требуется).